Работодатель в системе обязательного пенсионного страхования

Если физическое или юридическое лицо производит выплату заработной платы своим сотрудникам или является единственным работником в своем деле (типичными примерами являются адвокаты, таксисты и другие лица, которые работают «на себя»), по закону оно обязано производить страховые взносы в Пенсионный фонд России (ПФР), а в некоторых случаях — и в Фонд социального страхования (ФСС). С помощью этих взносов формируется страховая пенсия, которую в дальнейшем будут получать сотрудники и он сам.

Кроме уплаты страховых отчислений, безусловно, у таких лиц существует еще набор обязанностей, которые необходимо соблюдать в определенные сроки.

Кто является работодателем?

На основании статьи 6 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ можно сформулировать понятие работодателя, или как его еще называют законодательно, страхователя. Работодателем являются лица, выплачивающие заработную плату своим сотрудникам. К ним относятся:

• организации (ООО);
• физические лица;
• индивидуальные предприниматели (ИП).

Кроме того, страхователем могут являться граждане (в том числе и индивидуальные предприниматели), которые не производят выплаты третьим лицам, однако производят страховые взносы в Пенсионный фонд России за себя. Это могут быть нотариусы, адвокаты и другие лица, занимающиеся частной практикой и приравненные к ИП для простоты обобщения правил вышеуказанным Федеральным законом «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Если существует несколько оснований для уплат страховых взносов, перечисления должны происходить по каждому из оснований. Грубо говоря, если нотариус уплачивает взносы в ПФР за своих сотрудников, а в свободное от работы время подрабатывает как ИП — таксистом, юристом, кем угодно — он обязан перечислять средства и в первом случае, и во втором.

Регистрация в ПФР в качестве работодателя

Физические и юридические лица, выплачивающие зарплату своим сотрудникам и производящие взносы за себя, должны встать на регистрационный учет в ПФР.

В беззаявительном порядке происходит регистрация следующих работодателей:

• организаций — регистрируются автоматически, в течение трех рабочих дней с момента поступления в пенсионные органы данных из ФНС и, соответственно, ЕГРЮЛ;
• физических лиц, в том числе ИП, если они уплачивают взносы за себя — в трехдневный срок после получения ПФР сведений из реестра индивидуальных предпринимателей (или аналогичного органа, ведущего учет деятельности работодателя, например, органов юстиции для адвокатов и нотариусов);

Если вышеуказанные категории получают статус страхователя автоматически, то ниже будут перечислены виды работодателей, которым для регистрации необходимо подать заявление (а в некоторых случаях — и определенный пакет документов):

• обособленные подразделения организаций — если имеют отдельный баланс и реквизиты и главным офисом принято решение о переводе организации на самостоятельную уплату страховых взносов, то их представителю потребуется представить заявление о регистрации в качестве работодателя, а также устав (с указанием того, что организация переходит в статус дочерней), реквизиты и документы, подтверждающие право этой организации производить выплаты заработной платы);
• физические лица (в том числе ИП и лица, приравненные к ним Федеральным законом «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»), выплачивающие суммы третьим лицам — потребуется заявление и трудовые (или иные) договоры.

Обратите внимание, что для последнего типа работодателей предусмотрены штрафы за несвоевременную подачу информации о новых сотрудниках в ПФР.

Снятие страхователя с регистрационного учета

В случаях, предусмотренными Постановлением Правления ПФ РФ от 13.10.2008 N 296п, а также Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ, работодатель снимается с регистрационного учета в ПФР (и иных организациях). Всего различается 3 случая, в которых это происходит:

1. ликвидация организации или статуса индивидуального предпринимателя — иными словами, если физическое/юридическое лицо по каким-то причинам прекращает свою деятельность, оно снимается с учета в Пенсионном фонде России;
2. смена места жительства (или регистрации) — в этом случае работодатель (в большинстве случаев физические лица) высылает необходимые документы в ПФР по новому месту жительства, а по-прежнему — снимаются с учета одновременно с регистрацией по новому месту жительства;
3. смерти физического лица, являвшегося работодателем — в этом случае в Пенсионный фонд России нужно подать соответствующее заявление и прикрепить к нему свидетельство о смерти лица — бывшего страхователя.

Как и в случае с постановкой, снятие с регистрационного учета происходит как в заявительном, так и в беззаявительном порядке. Как и в моменте с регистрацией, все зависит от того, к какому виду страхователей принадлежит работодатель. Общее правило можно вывести следующим образом:

• В случае, если Пенсионный фонд России получает данные из других ведомств (Федеральная налоговая служба, органы юстиции и т.д.) о ликвидации/приостановлении деятельности организации или физического лица, снятие с регистрационного учета происходит в автоматическом режиме.
• Если лицу требуется самостоятельно сообщить о своем намерении сняться с учета (например, при смене регистрации или для лиц, добровольно согласившихся стать страхователем в системе ОПС), то чаще всего заявление требуется.

Уплата страховых взносов за работника

Работодатели являются одним из главных звеньев в цепи обязательного пенсионного страхования. Из их взносов в ПФР выплачиваются текущие пенсии и формируются пенсионные выплаты для тех, кто работает.

С 1 января 2016 года с целью дифференцирования учета страховых взносов были изменены коды бюджетной классификации, применяемые в системе ОПС, для лиц, уплачивающих взносы за себя. Кроме того, КБК подверглись изменению для всех типов страхователей в целях раздельного учета пени и процентов со страховых взносов.

Для каждого работника создается отдельная база с начала расчетного периода по истечении каждого месяца нарастающим итогом. Если рабочие места связаны с опасностью для жизни и здоровья, база для начисления страховых взносов не ограничивается.

Если у работодателя есть несколько оснований для уплаты взносов, каждое отчисление имеет свой документооборот и проходит отдельно. В случае наличия для перечислений и страховой, и накопительной пенсии, взносы на них должны производиться совокупно, без деления.

15 число каждого месяца — последний день для перечисления в Пенсионный фонд России взносов по обязательному пенсионному страхованию, оплата должна производиться ежемесячно. При просрочке уплаты взносов, они подлежат взысканию в установленном законом порядке.

• В 2021 году согласно Постановлению Правительства РФ № 1935 от 26.11.2020 предельная сумма, с которой с которой уплачиваются взносы по системе ОПС, равна 1 465 000 рублей (в 2020 году было 1 292 000 руб.).
• 22% — основной тариф страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
• + 10% тарифа страховых взносов, если величина базы для начисления страховых взносов у работодателя больше установленной величины.

Дополнительные взносы на пенсионное страхование

Дополнительные страховые взносы (ДСВ) — это платежи на накопительную пенсию, которые уплачиваются работниками за счет их личных средств самостоятельно в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ, либо удерживаются и перечисляются работодателем.

Чтобы осуществлять оплату дополнительных страховых взносов, сотруднику требуется предоставить в бухгалтерию работодателя заявление, которое будет содержать сведения о размере ДСВ — это может быть как твердая (фиксированная) сумма, так и «плавающая» — процент от страховой базы. Сумма будет удерживаться из его заработной платы.

• В случае, если работник желает прекратить производить перечисления на накопительную пенсию или хочет изменить сумму взносов, требуется подать заявление о прекращении/изменении суммы перечислений.
• В случае участия в программе софинансирования пенсии, вне зависимости от способа, которым были произведены ДСВ, суммы, направленные лицом по этой программе, подлежат государственному софинансированию.

При наличии желания у работодателя (и, разумеется, пункта в договоре с сотрудником) он может перечислять дополнительные взносы в счет будущей накопительной пенсии работников, тем самым создавая дополнительные привлекательные условия для своих сотрудников.

В случае окончания сроков трудового договора (либо иных документов, регламентирующих отношения между работником и работодателем) или прекращения его действия, произведение страховых взносов со стороны страхователя прекращается.

Работодатели должны перечислять в бюджет ПФР отдельными платежами и оформлять их поручения на взносы по заявлению работников и взносы, которые являются инициативой работодателя.

Сведения, представляемые в ПФР

Согласно статье 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ работодатель обязан представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о всех лицах, с которыми он заключил договоры трудового или гражданско-правового характера, которые согласно текущему законодательству являются основанием для уплаты страховых взносов.

В пункте 2 статьи 6 этого закона указано, какие именно сведения подаются в ПФР. Т.к. этот список довольно внушительный, можно выделить самые значимые пункты:

1. ФИО при рождении, пол и дата и место рождения;
2. паспортные данные (включая место регистрации);
3. периоды, которые считаются страховым стажем;
4. сумма взносов, начисленных страхователем данному лицу;
5. заработная плата лица, на которую начислены страховые взносы;
6. периоды трудовой деятельности, которые являются основанием для назначения досрочной страховой пенсии по старости.

Сдача отчетности в Пенсионный фонд

Отчетность по страховым взносам представляется работодателями по единой форме, которая утверждена Постановлением Правления ПФР, зарегистрированным в Министерстве юстиции РФ 18.02.2014. Основными преимуществами такой формы являются:

• сокращение объема отчетной информации;
• исключение возможного несоответствия между данными, предоставленными страхователем по персонифицированному учету и страховым взносам.

Работодатели отчитываются в пенсионные органы по месту регистрации ежеквартально не позднее 15 числа второго месяца, если отчетность осуществляется в бумажном виде. В случае отчетности в электронном виде срок меняется — до 20 числа второго месяца, следующего за отчетным периодом.

Обратите внимание, что для работодателей, численность сотрудников которых превышает 25 человек, требуется предоставлять отчетность в ПФР с электронной подписью.

Представление сведений персонифицированного учета работников

С 1 апреля 2016 года действуют новые правила представления сведений по индивидуальному учету работников. Теперь работодатель каждый месяц (до 10 числа), следующий за отчетным периодом, представляет в ПФР следующие сведения:

1. фамилию, имя отчество;
2. страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
3. идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

В случае непредставления работодателем в оговоренные сроки, а также если данные недостоверные/неполные, страхователь подлежит штрафу в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Взыскиваться эти суммы будут Пенсионным фондом России в порядке, предусмотренным Федеральным законом от 24.07.2009г. № 212-ФЗ.

Электронный документооборот с ПФР

Как было сказано выше, в случае наличия у работодателя более 25 сотрудников, электронный документооборот должен происходить с электронной цифровой подписью. Однако, как показывает практика, все больше страхователей переходит на электронную передачу данных в ПФР — это экономит время и, главное, позволяет избежать типовых ошибок.

В случае представления отчетности в Пенсионный фонд в электронном виде, надобность в его дублировании на бумажном носителе отпадает.

Подача электронных документов состоит из следующих этапов:

1. формирование файлов отчета;
2. проверка правильности подготовки отчета с помощью ПО, которое бесплатно представляет ПФР;
3. подпись каждого файла отчета должностным лицом и проверка на вирусы;
4. отправка в зашифрованном виде в ПФР.

Заключение

У работодателя довольно много обязанностей в системе обязательного пенсионного страхования, еще раз перечислим наиболее значимые:

• отчетность перед Пенсионным фондом России по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой (или иной) договор;
• перечисление страховых взносов за своих работников (как на страховую, так и на накопительную пенсию).

Однако хорошей новостью является то, что по сравнению с тем, что было, условно, 10 лет назад, вся система обязательного пенсионного страхования сделала уверенный шаг навстречу информационным технологиям, и у работодателей появилась возможность пользоваться бесплатными ресурсами как для отчетности, что позволяет экономить им и время, и совершать меньше ошибок.

Ответы онлайн-консультанта на вопросы пользователей

или